Arbeitgebererstattungen: Lohnsteuerliche Behandlung von Kostenerstattung im Homeoffice

Homeoffice-Kostenerstattung: Das müssen Arbeitgeber und Arbeitnehmer über die Steuern wissen

Homeoffice ist in Deutschland längst alltäglich geworden – doch wenn Arbeitgeber ihre Beschäftigten für Kosten entschädigen, entstehen oft Fragen zur steuerlichen Behandlung. Nicht jede Erstattung ist automatisch steuerfrei, und hier lauern Fallstricke für beide Seiten.

Was ist steuerfrei, was nicht?

Arbeitgeber können bestimmte Homeoffice-Kosten ihrer Mitarbeiter erstatten – allerdings mit Einschränkungen. Die gute Nachricht: Pauschalen für die Nutzung des häuslichen Arbeitszimmers sind unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei. Das gilt beispielsweise für Zuschüsse zu Miete, Nebenkosten oder Internet.

Kritischer wird es bei direkt erstatteten Ausgaben: Wer seinem Mitarbeiter eine Stromrechnung oder Internetgebühr erstattet, muss dokumentieren, dass diese tatsächlich arbeitsbezogen sind. Andernfalls kann das Finanzamt die Erstattung als Lohn einstufen und Lohnsteuer sowie Sozialversicherungsbeiträge fordern.

Praktische Auswirkungen

Für Arbeitgeber: Eine pauschale monatliche Homeoffice-Kostenzulage (z.B. 50–100 Euro) ist oft die praktikabelste Lösung. Sie sollte dokumentiert sein und nicht die tatsächlichen Aufwendungen des Arbeitnehmers übersteigen.

Für Arbeitnehmer: Achten Sie darauf, wie der Arbeitgeber die Erstattung gestaltet. Liegt sie in angemessener Höhe vor, kann sie steuerfrei sein. Generell sollten Belege aufbewahrt werden, um im Zweifelsfall nachweisen zu können, dass es sich um echte Arbeitsmittel handelt.

Tipp für beide Seiten: Eine schriftliche Vereinbarung im Arbeitsvertrag oder einer Betriebsvereinbarung schafft Klarheit und Rechtssicherheit. Das Finanzamt akzeptiert nachvollziehbare Regelungen eher als willkürliche Einzelfallentscheidungen.

Gültig ab: Diese Regelungen gelten bereits seit Jahren und behalten ihre Gültigkeit.

Hinweis: Bei Unsicherheiten empfiehlt sich eine Rücksprache mit dem Lohnsteuer-Hilfe-Verein, dem Betriebsrat oder einer Steuerberatung.